Поиск офисных помещений в Москве — задача, с которой рано или поздно сталкивается практически любая организация, независимо от масштаба и сферы деятельности. В иных ситуациях всплывает вопрос о том, как снять офис физическому лицу. Неизменно одно — от выбора зависит не только комфорт сотрудников, но и имидж бизнеса, эффективность рабочих процессов, долгосрочные затраты. Нужно учитывать несколько факторов, чтобы снимать офис было проще.
Как находить хорошие офисы
Прежде чем снимать офис, нужно просмотреть немало объявлений, уделив также время личному просмотру конкретных вариантов. Необходимо сформулировать базовые требования, в первую очередь — к площади офисных помещений с учетом текущего штата, а также возможного роста компании. Заранее стоит обозначить допустимый бюджет и отметить желаемую локацию исходя из предпочитаемого района города или близости к определенной станции метро.
На этом этапе стоит смотреть не только на стоимость аренды, но и заранее находить информацию про сопутствующие расходы: коммунальные платежи, эксплуатационные сборы, плату за парковочные места и интернет. Так вы избежите ситуаций, когда снимать дешевый на первый взгляд офис в итоге приходится дороже, чем было запланировано.
Классы офисных зданий
Офисные здания бывают класса A, B, C, D и Prime. Классификация помогает быстро оценить уровень БЦ, в том числе указывает на престижность локации, качество обслуживания УК, техническую оснащенность здания и пр.:
- A, Prime — это современные бизнес-центры с центральными системами кондиционирования, высокими потолками, развитой инфраструктурой. Находятся в престижных районах, но отличаются более высокой арендной ставкой.
- B — деловые центры в хорошем техническом состоянии, с неплохой транспортной доступностью, с балансом цена-качество. Для многих компаний такие БЦ становятся наилучшим выбором.
- C, D — это здания старого фонда или другие помещения, переоборудованные под БЦ. Интересны при ограниченном бюджете, однако требуют внимательной оценки состояния инженерных коммуникаций с условиями эксплуатации.
Подробнее мы уже рассказывали о классах офисных зданий в отдельной статье — ознакомьтесь с ней, чтобы узнать детали.
Расположение и транспортная доступность
Близость БЦ к метро и удобные подъездные пути к зданию дают возможность снимать офис, до которого можно одинаково быстро добраться как на общественном транспорте, так и на автомобиле, что повышает привлекательность компании в глазах как сотрудников, так и клиентов.
На что обратить внимание при просмотре
После предварительного отбора объявлений и перед принятием решения нужно внимательно осмотреть офисное помещение. На этом этапе многие арендаторы сосредотачиваются на внешнем лоске, упуская технические и эксплуатационные детали, которые в дальнейшем могут повлиять на комфорт работы и расходы.
Во время просмотра спросите у менеджера собственника (или риэлтора), какова фактическая планировка помещений, есть ли возможность её изменения. Не лишним будет уточнить про наличие естественного освещения, состояние окон, качество отделки. Нужно проверить работу инженерных систем в реальном времени, отдельно посмотрев вентиляцию или систему кондиционирования. Также рекомендуется заранее узнать, какие ремонтные работы будут проводиться за счет арендатора, а какие — за счет собственника.
Побольше внимания уделяйте вопросам безопасности на объекте. Наличие в БЦ системы контроля доступа, видеонаблюдения и круглосуточной охраны повышает уровень защищенности как сотрудников, так и материальных ценностей компании.
Отдельно следует посмотреть на общие зоны здания — на входную группу, лифты, коридоры, санузлы. Их состояние прямо влияет на впечатление, которое появляется у клиентов и партнеров от компании.
Другие форматы офисов
Коворкинги, например, предлагают гибкие условия оплаты, а также готовую инфраструктуру с возможностями масштабирования. Такой вариант подходит для небольших команд или малых стартап-проектов, находящихся на стадии развития.
Документы для заключения договора аренды
Подготовьте пакет документов для заключения договора. Со стороны арендатора требуются для ознакомления учредительные документы компании, выписка из ЕГРЮЛ, подтверждающие полномочия подписанта доверенности, а также реквизиты организации. Сторона собственника предоставляет техническую документацию на объект, плюс документы, подтверждающие право собственности.
Подробнее о том, какие документы нужны для заключения договора аренды, можно прочитать в отдельной статье.
Как искать и арендовать офис физическому лицу
Снимать офис можно не только юридическим лицам, но и индивидуальным предпринимателям, и другим физлицам. Такая ситуация встречается, например, у самозанятых специалистов, фрилансеров, представителей малого бизнеса на старте при необходимости арендовать помещение под проектную деятельность.
Необходимо уточнить у собственника или управляющей компании, допускается ли заключение договора с физ. лицом. Не все арендодатели готовы работать в таком формате, поскольку для них он связан с налоговыми нюансами. Но на рынке коммерческой недвижимости Москвы достаточно объектов, где аренда нежилых помещений физлицами практикуется на регулярной основе.
Договор аренды в этом случае заключается от имени физ. лица с указанием паспортных данных и адреса регистрации. Условия договора должны разрешать использование помещений под офисную деятельность. Стоит заранее обсудить возможности размещения вывески, график приема клиентов.
Финансовые условия аналогичны условиям для компаний. Арендную плату, обеспечительный платеж и порядок расчетов фиксируют в договоре. Оплата — по безналу или наличными, это зависит от арендодателя.
Типичные ошибки при аренде офиса
Даже при большом выборе предложений на рынке арендаторы часто совершают ошибки, которых можно избежать на этапе планирования и снимать офис намного выгоднее со старта. Одна из распространенных оплошностей — снимать офис, ограниченный по площади, без запаса на рост компании. Второй промах заключается в том, что арендатор готов выбирать по базовой арендной ставке без учета дополнительных эксплуатационных расходов. Представители компаний-арендаторов также нередко невнимательно изучают договор, не придавая значения условиям индексации, срокам уведомления о расторжении соглашения, обязанностям по ремонту, другим деталям.
Подытожим
Четкое понимание потребностей компании, знание рынка, а также последовательный алгоритм действий помогают снимать офисы, которые становятся надежной основой для развития бизнеса. Посмотрите предложения по аренде офисов в Москве от БЦ Академический!