Первый опыт организации открытого рабочего пространства явил миру в XVIII веке генерал-фельдмаршал Григорий Потемкин, внедрив принципиально новое архитектурное решение. По его указу хозяйственные постройки крепостных стали возводиться так, чтобы работа каждого была подконтрольна управляющему.
В XX веке идея нашла широкое применение в США. Её решили адаптировать в отношении офисов, после чего open space и гибридные форматы быстро стали популярными вариантами и смогли плавно войти в повседневность многих компаний. И сегодня в таком формате проходит рабочий день почти 90% американцев. В России офисы с отдельными кабинетами и смешанные кабинетно-коридорные форматы также сдают позиции в пользу позитивного открытого пространства, именуемого опенспейс.
Опен спейс в офисе — что это?
В отличие от традиционной модели организации офиса, концепцию open space можно назвать более гибкой, оптимальной и универсальной. Особенности и нормы планировки такого офиса предполагают размещение всех рабочих мест в одном просторном кабинете — это объединяет работников компании и учит их осознанному коллективизму.
Чтобы понять, что это такое — опен спейс в компании, достаточно представить мысленно любую недвижимость с некоторыми условными изменениями. Например, представьте свою квартиру без внутренних стен, но с сохранением прежнего объёма пространства и назначения комнат. Единый периметр, очерчивающий жилище, принесет ряд преимуществ, в том числе вы получите больше визуального простора (но меньше приватности).
Своеобразие планировки интерьера open-space состоит в ее отсутствии. Максимум, что позволяет себе руководитель компании — несколько перегородок. Они могут быть высокими или не очень, но их никогда не делают капитальными. Назначение прозрачных или полупрозрачных панелей простое — подчеркнуть открытость пространства, но при этом четко обозначить функциональные зоны.
Рабочие столы сотрудников размещены длинными рядами или локализованы по группам. Перегородка устанавливается через стол или через каждые два-три рабочих стола. В этом отношении интересен американский опыт обустройства. Вместо пластиковых или стеклянных конструкций в США часто можно видеть открытые коммерческие пространства, разделенные растениями в крупных кашпо. Цветы подходят в качестве антистресса: снимают напряжение, способствуют росту продуктивности и способны поддерживать хороший эмоциональный фон в компании.
Рабочие места в составе офисов типа опен спейс распределяются не совсем обычно. Достаточно часто сотрудники не привязаны к конкретной точке пространства. Согласно системе clean desk, они могут занимать любые удобные свободные рабочие столы, например, в удалении от окна или ближе к зоне с техникой. А при размещении shared desk в точности наоборот — все находятся за одним общим столом, при таком подходе в компании намного легче продвигается концепция командной работы над проектами.
Недостатки открытого офиса
Но есть и отрицательные стороны офиса, сформированного в стиле open space:
- Повышенный уровень шума. Звуки оргтехники и голоса могут отвлекать, мешают сосредоточиться. Если ничего не предпринимать в этом отношении, велик риск повышения стресса и утомляемости сотрудников
- Внутренний дискомфорт. Личное пространство все-таки необходимо, но стеснение от его отсутствия сотрудники испытывают только на первых порах
- Множественные конфликтные ситуации. Решать проблемы можно с помощью профессионального штатного психолога и грамотного руководства
- Распространение инфекций. Избежать частых болезней можно, если заказать установку климатической и воздухоочистительной систем
В конечном счете все отрицательные моменты, свойственные концепции открытого пространства, устраняются грамотным администрированием процессов. Приложив определенные усилия, работодатель получит почти идеальную работу своей команды в офисе open space.
Преимущества открытых офисов
Формат открытого пространства располагает многими достоинствами и очевидными преимуществами. Иначе бы он не получил распространения в зарубежных компаниях.
Почему работодатели любят офисы опен спейс:
- Максимальное использование полезной площади. Даже небольшое помещение, оборудованное в формате open space, способно уместить много сотрудников
- Экономическая выгода. Работодатель не оплачивает дополнительные рабочие помещения и коммуникации, поэтому аренда обходится значительно дешевле
- Быстрое взаимодействие. Общее рабочее пространство повышает оперативность обработки любой профессиональной задачи и обеспечивает получение моментальной обратной связи
- Демократичность. У людей в процессе работы создается впечатление, что все они равны друг перед другом
- Быстрая адаптация новых сотрудников. В процессе общей динамичной работы они быстро впитывают азы корпоративной культуры
- Удобный документооборот. Важные бумаги практически никогда не теряются, поскольку хранятся в одном месте
- Тотальный контроль. Оценка того, кто из сотрудников чем занят и как выполняет работу, становится полной и беспристрастной
Отзывы сотрудников
Данный формат рабочего пространства известен давно, поэтому социологи уже наработали опыт сбора и изучения мнений об open space.
Чем хорош офис опен спейс для работников? Результаты социологических опросов гласят, что большинство сотрудников отмечают сугубо положительные моменты:
- Выработка корпоративной солидарности — 70%
- Оперативность обмена информацией — 70%
Минусы, которые стоит учитывать HR и руководителям:
- Не хватает тишины — 60%
- Личное пространство ограничено — 56%
Уровень удовлетворенности сотрудников фактором приватности в обычных офисах намного выше. Однако фактор быстрой корпоративной коммуникации в формате open space признает почти каждый коллега.
Как формат влияет на продуктивность?
Задача работодателя — проявлять гибкость и создавать условия для улучшения качества итогового продукта через оптимизацию рабочих условий с учетом нужд сотрудников. В этом отношении концепция единого пространства обладает многими плюсами.
Постепенно вырабатывается чувство товарищества, люди получают естественный дополнительный импульс от сопричастности к общему делу. На первый план выходит стремление к производительности. Успех компании воспринимается сотрудниками как личное достижение.
В командной работе появляется баланс, поскольку рождается ощущение распределенной ответственности между коллегами. Снижение психологического давления на каждого также способствует росту продуктивности.
Рабочие задачи решаются совершенно не утомительно, без беготни по этажам в поисках нужного человека. Спорные профессиональные вопросы согласуются здесь же без отказа. А совместные кофе-брейки, в ходе которых каждый может поделиться своими наработками, порождают доверительную атмосферу, в которой легко работать всем.
Рекомендации по планировке
Используйте опыт тех компаний, которые уже прошли все этапы организации рабочих мест. Они оценили постоянные потребности персонала, изучили недостатки готовых вариантов и нашли новые рабочие решения.
Практические советы по климату:
- Обеспечьте сотрудникам возможность контролировать работоспособность приборов, определяющих состояние внутренней среды
- Для общего удобства на конвекторах и радиаторах установите терморегуляторы
- Пультов управления кондиционерами должно быть две-три штуки в прямом доступе
- Индивидуальные диффузоры и вентиляторы на рабочем месте — знак заботы о персонале
- Огромное значение имеет качественная приточная вентиляция и общий режим проветривания
Борьба с шумом — ключевым деструктивным фактором:
- Обязать всех перевести смартфоны в режим вибрации
- Полностью запретить телефонные разговоры на рабочих местах
- Не позволять себе и другим разговаривать громко
- Выделить особую зону — комнату для встреч, переговоров и совещаний с экранами для презентаций
Другие важные аспекты:
- Обеспечить достойное освещение, добавив индивидуальный источник света на каждое рабочее место
- Установить жалюзи на окна для регулирования интенсивности солнечного потока
- Выделить под принтеры и факсы отдельную зону, удаленную от рабочих мест
- Обустроить неформальные участки общения — комнату для уединения и отдыха с креслами и диванами
- Минимизировать использование парфюма в помещении
Ошибки при организации рабочего пространства
При оборудовании открытых пространств арендаторы допускают одни и те же ошибки:
- Одобряют покупку шумной техники для офиса
- Не могут ввести общий запрет на использование личной техники
- Выбирают непродуманные элементы освещения
- Нелогично совмещают подразделения, сводя в одной локации строгую бухгалтерию и шумный рекламный отдел
Одна из самых популярных ошибок — не выбирать натуральные материалы и живые растения. Да, это трудоемкий и затратный способ зонирования зала, и за растениями придется эффективно ухаживать. Но пользу такого выбора для сотрудников переоценить невозможно, ведь ничто так не освежает, как островки свежей зелени. Если же дополнить дизайн морским аквариумом, то можно подарить персоналу настоящую зону релакса.
О чем следует помнить
Для плодотворной и продуктивной деятельности open space офиса в компании нужно создать визуальное разграничение зоны труда и пространства для отдыха. Качественная вентиляция и грамотное освещение добавят работоспособности персоналу. А для усиления эффективности сотрудников необходимо заранее побеспокоиться о шумоподавляющих мероприятиях.
Особое внимание следует уделить расстановке мебели и систем хранения. Установите открытые шкафы, стеллажи и мобильные модули на колесах — они поддержат идею динамичности пространства и легкости работы.
Если вы собираетесь менять офис и находитесь в поиске новых вариантов, то обратите внимание: у нас в БЦ в аренду сдаются разные помещения. Есть большое разнообразие планировочных решений на любой вкус и кошелек, в том числе опенспейсы. Главные преимущества бизнес-центра — в близости метро, наличии развитой инфраструктуры и современной отделке офисов.