Правильное оформление договора аренды офиса в Москве помогает обезопасить обе стороны, поскольку фиксирует не только ставку и сроки, но и состояние помещений, график арендных платежей и многое другое. Ниже мы полностью описали, как заключается договор аренды нежилого помещения: какие документы необходимы, кто участвует, какие права имеют арендодатель и арендатор, как проходит регистрация в Росреестре и сколько нужно заплатить государству в виде пошлины.
Как составить договор аренды нежилого помещения
Перед тем, как договор будет непосредственно заключаться, запросите у второй стороны базовый комплект документов для изучения и проверки.
От арендодателя потребуется:
- Выписка из ЕГРН со сведениями о том, кто собственник;
- Правоустанавливающий документ, определяющий право собственности (купля-продажа, дарение, рента, ДДУ или др.);
- Поэтажный план/экспликация здания или схема с выделением арендуемой площади;
- Сведения об инженерных коммуникациях (электрика, вентиляция, кондиционирование и т. д.) и правилах управляющей компании БЦ;
- Согласия от всех собственников, если объект находится в долевой собственности;
- Доверенность, если офис сдаёт не собственник, а его представитель.
От арендатора нужны реквизиты, ИНН/ОГРН (ОГРНИП), адрес для уведомлений и документ о полномочиях подписанта. В качестве последнего может выступить, например, приказ о назначении директора.
Ниже приведена полная структура оформления типового договора аренды офиса, который обычно заключается в Москве. Для удобства мы разбили его на ключевые разделы.
Стороны соглашения
Первый шаг, который нужно сделать — это правильно идентифицировать стороны сделки, а также убедиться в полномочиях подписантов. Для юрлица указывается полное наименование, ОГРН/ИНН, юридический адрес, ФИО и должность подписанта, а также устав. Для ИП необходимо прописать ФИО, ОГРНИП/ИНН, адрес, данные подписанта. Если собственник — физлицо, то вносите ФИО, паспортные данные, адрес, а также документ о подтверждении права собственности по ЕГРН.
Полезная практика в рамках коммерческой аренды в РФ: в обязательном порядке отметить адреса, на которые можно будет посылать уведомления. Для бизнеса это критично, поскольку уведомления о повышении арендной ставки, о претензиях по проведенному ремонту или о расторжении соглашения должны быть получены адресатом в определенный срок. Рекомендуем прописать физический почтовый адрес и рабочий e-mail, а также указать, что уведомление считается полученным, например, на 3 рабочий день после отправки заказного письма или в день доставки курьером.
Предмет договора
Чем точнее описание объекта, тем меньше впоследствии будет споров. Нежилое помещение должно быть определено так, чтобы его можно было однозначно идентифицировать.
Добавьте в текст следующие сведения:
- Точный адрес, этаж, номер офиса, площадь.
- Кадастровый номер здания.
- Назначение использования — под офис, склад или административную деятельность, при необходимости пометьте ограничения по допустимым видам деятельности.
- Перечень имущества, которое арендодатель получает вместе с офисом или берет в прокат — мебель, техника, кондиционеры, переговорные системы и пр.
- Правила пользования зданием и офисом — режим доступа, пропускная система, требования БЦ к шумным работам, информационным и рекламным вывескам, хранению материалов и т. д.
Отдельно укажите, включает ли арендная ставка НДС, если арендодатель на ОСН, как оформляются счета и акты. Также нужно заранее отметить, что именно входит в ставку, а что оплачивается отдельно — коммунальные услуги, парковка, интернет и пр. Полезно будет прописать базу расчёта переменных платежей — по счётчикам, по площади офиса или по тарифам управляющей компании.
Какие приложения стоит добавить: поэтажный план или схема, фотофиксация, опись имущества, перечень инженерных коммуникаций и точек подключения. Если арендуется часть здания, заранее уточните, нужен ли технический план объекта для регистрации.
Порядок перехода помещения
Передача офиса от арендодателя арендатору оформляется актом приёма-передачи, в котором стороны прописывают:
- дату и время передачи, перечень ключей и/или карт доступа, логины от систем доступа;
- состояние отделки и инженерии (электрика, вентиляция, кондиционирование, сантехника);
- выявленные недостатки и срок их устранения арендодателем;
- показания счётчиков и дату начала начислений;
- перечень имущества и оборудования, фото офиса, текст описи.
Срок действия соглашения
Когда заключается бессрочный договор, в нём не указывается дата окончания действия. Документ вступает в силу с момента подписания обеими сторонами, без дополнительных процедур. Прекратить такие договорные отношения можно без указания причин — достаточно уведомить об этом другую сторону в устной или письменной форме за 3 месяца. Таким образом, арендатор может съехать с офиса без штрафов и юридических сложностей, если, например, аренда стала не по карману или изменился формат работы организации.
Договор, который заключается на срок до 364 дней, считается краткосрочным. После оформления он не требует регистрации в Росреестре, а значит экономит время и избавляет от необходимости уплаты госпошлины. Удобен для индивидуальных предпринимателей, которым важно быстро стартовать, не тратя ресурсы на длительные юридические процедуры.
Договор, который заключается на срок от одного года и более (до 50 лет), относится к долгосрочным. После оформления подлежит регистрации в Росреестре. Права арендатора официально фиксируются в ЕГРН, что дает уверенность в завтрашнем дне, фиксирует арендную ставку и условия эксплуатации, а также позволяет со спокойной душой вкладываться в ремонт или брендированное оформление офиса. Данный формат предпочитают крупные компании с контрактами на большие суммы. Для таких организаций переезды нежелательны, поскольку сопряжены с большими финансовыми затратами (найм грузчиков, клининга, сложная логистика), а также с репутационными нюансами.
Права и обязанности сторон
Арендные платежи
Прописывается ставка, сроки оплаты, порядок выставления счетов, допустимость индексации арендных платежей. Также отмечается обеспечительный платеж с указанием его размеров и условий зачета, возврата или удержания в пользу арендодателя. Здесь же можно указать информацию про пени за просрочку оплаты, штрафы за нарушение режима или перепланировку помещений без согласования и т. п.
Коммунальные и эксплуатационные платежи
Отмечается, что включено в арендную ставку, а что идёт отдельно — коммуналка, охрана, парковка, интернет. Помимо этого, должно быть написано, как подтверждаются начисления — посредством предоставления счета от управляющей компании, снятием показаний приборов или др., а также указаны сроки представления счетов и проведения их оплаты.
Ремонт, улучшения и изменения
Договоритесь о том, кто делает текущий и капитальный ремонт, может ли арендатор сделать перепланировку офиса, допустим ли монтаж кондиционеров или организация серверной на объекте. Кроме того, пропишите порядок согласования всех ремонтных работ с арендодателем или управляющей компанией.
Доступ, безопасность и режим
Отдельный пункт — о праве арендодателя осматривать помещение. Тут нужно отметить условия, сроки уведомления, форс-мажорные случаи. Не лишним будет выделить требования УК БЦ к пропускному режиму, хранению имущества, правилам пожарной безопасности.
Субаренда и уступка
Пункт о том, разрешена ли субаренда и на каких условиях, а также можно ли уступать права и обязанности — это важный момент, который нужно будет учитывать при реорганизации или продаже бизнеса.
Подписи сторон
В документе должна быть подпись уполномоченного лица и его корректные реквизиты, перечень приложений — план, опись, фото, акт передачи, правила БЦ. Отдельно подписи ставятся на приложениях. При электронном подписании допускается использование подписантами УКЭП с отражением этого в тексте.
Как зарегистрировать договор аренды нежилого помещения в Росреестре
Регистрация требуется, когда соглашение заключается на срок 12 месяцев и более, или если стороны отдельно договорились о регистрации.
- Подготовьте документы. Нужно заявление, договор, акт приема-передачи, документы на объект (выписка ЕГРН и приложения, идентифицирующие помещение), доверенность представителя, квитанция об оплате госпошлины.
- Проверьте объект. Если сдается часть здания, то может потребоваться технический план.
- Подайте документы в МФЦ, через электронный сервис или т. п. Для юридических лиц в ряде случаев действует требование к подаче заявлений и документов в электронной форме. Заранее подготовьте УКЭП и электронные копии подписанных документов.
- Получите результат. Понадобится подождать до 7 рабочих дней при подаче в Росреестр, до 9 рабочих дней при подаче через МФЦ.
После регистрации появляется запись в ЕГРН, которая подтверждает право пользования помещением.
Госпошлина за регистрацию договора аренды нежилого помещения
С 1 января 2025 года применяются повышенные ставки. Теперь организации обязаны платить государственную пошлину в размере 44 000 ₽, а граждане — в размере 4 000 ₽. Платит заявитель, при совместной подаче документов стороны могут поделить сумму между собой. Если после оформления и регистрации договора условия этого соглашения изменяются, то все эти изменения оформляют допсоглашением и также его регистрируют.
Как расторгнуть договор аренды нежилого помещения
К расторжению соглашения стоит подойти так же основательно, как и ранее — к его заключению. Идеальный вариант — обоюдно выгодная для сторон договоренность о дате окончания аренды, правилах возврата и полном расчете, закрывающая все вопросы.
По соглашению сторон. Подпишите соглашение о расторжении, оформите акт возврата, проведите взаиморасчеты, определите судьбу обеспечительного платежа. Если после оформления исходный договор был официально зарегистрирован, то соглашение об изменении условий или расторжении соглашения тоже подлежит регистрации.
В одностороннем порядке, если это предусмотрено в пунктах документа. Уведомление лучше направлять способом, который фиксирует его доставку — заказным письмом или курьером.
Через суд. Данный вариант используется при существенных нарушениях. Заранее соберите все доказательства — акты, переписки, претензии, фото, документы по оплатам. Убедитесь в корректности их оформления.
При расторжении договора необходимо подписать акт возврата с фотофиксацией, погасить платежи, сверить взаиморасчеты. После этого нужно передать ключи, карты доступа и закрыть доступы в системах.